آموزش گام به گام excel

گام اول :

     Excel یک نرم افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی ، آماری و نمودار کشی استفاده می شود . برای مطالعه ی این دوره ی آموزشی نیاز است کاربران محترم آشنایی مقدماتی با محیط Windows داشته باشند . جهت نصب و اجرای نرم افزارهای Office که Excel نیز شامل آن می شود ، نیاز به سیستمی با مشخصات ذیل می باشد : - حداقل سیستم مورد نیاز پنتیوم 233 - 16 مگابایت Ram - حدود 600 مگا بایت فضای آزاد تعریف صفحه گسترده تعریف صفحه گسترده : صفحه گسترده این امکان را فراهم می نماید که داده ها را بصورت سطرو ستون وارد نمائید .بعد از وارد کردن داده ها عملیاتی نظیر محاسبات ، مرتب سازی و فیلتر نمودن را روی آنها انجام داده، همچنین میتوان این داده ها را چاپ کرده و نمودار هایی بر اساس آنها ایجاد کرد. انواع صفحه گسترده : اولین صفحه گسترده VisiCalc در سال 1978 به بازار آمد. این صفحه گسترده از نخستین ''برنامه های کاربردی عالی '' محسوب میشد. لوتوس 1و2و3 در سال 1983 به بازار آمد و برای مدت طولانی بیشترین سهم بازار را به خود اختصاص داد. کواتروپرو و اکسلExcel در سال 1987 به بازار معرفی شدند که هر دو تحت محیط گرافیکی Windows عمل میکردند. ورود به محیط Excel : Excel جزء نرم افزار های گروه Office میباشد . نرم افزار های Office نصبی میباشند. پس به طور پیش فرض در منوی Program قرارمیگیرند. برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی میکنیم : Start/ Programs/ Microsoft Excel اجزاء پنجره Excel با اجرای Excel پنجره ای باز میشود که شامل اجزاء زیر است : 1- نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب میشود. این نوار شامل نام محیط( Microsoft Excel ) و نامBook و دکمه های هدایت ( Caption Button) که شامل دکمه های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره میباشد است. 2- فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar ) منو به معنی لیست انتخاب میباشد و میتوانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده ، اجرا کنیم. 3- نوار ابزار (Tool Bar ) در زیر نوار منو ، نواری وجود دارد که فرمانهای موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار میدهد. بعضی از این ابزار ها ممکن است در منو ها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند. 4- نوار فرمول (Formula Bar) از این نوار برای ایجاد ، ویرایش و نمایش فرمولها استفاده میکنیم این نوار مختص محیط Excel میباشد. 5- نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که میتوان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود. برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1, Sheet2, …. وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام ، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد. 6- سطر وضعیت (Status Bar ) در زیر نوار انتخاب کاربرگ ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش میدهد. فعال کردن نوار ابزار ها : نوار ابزار ها را میتوان از دو طریق فعال نمود. 1- از طریق منوی View ، گزینه Toolbars 2- بر روی یکی از نوار ابزار ها Right Click کنیم فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت : برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه های مربوط به آنها علامت تیک میزنیم. اصطلاحات صفحه گسترده Excel 1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book : به فایل ها در Excel کارپوشه اطلاق میشود . فایل ها در Excel با پسوند XLS ذخیره میشوند. 2- صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet : هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آنها کاربرگ گفته میشود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد میکنیم در Sheet ها وارد میشود. به طور پیش فرض هر Book شامل 3 Sheet است. 3- سطر یا Row هر Sheet از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1 و 2 ... مشخص میشوند. 4- ستون یا Column هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A, B, … مشخص میشوند. 5- سلول یا خانه (Cell) محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی میشود که به آن سلول گفته میشود. این سلولها میتوانند شامل مقادیر عددی ، کاراکتری ، شیء، و ... باشد. 6- نشانی یا آدرس سلول : هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص میشود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آنرا مینویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره میکند. رفتن سریع به یک آدرس : برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول ( Name Box ) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم. کار با کارپوشه ها در Excel ایجاد یک Book جدید در Excel : برای ایجاد یک Book یا یک File جدید در Excel به یکی از روشهای زیرعمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه New 3- در پنجره باز شده Workbook را در General Tab: انتخاب میکنیم 4- OK میکنیم روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + N روش سوم : استفاده ازآیکون New در نوار ابزار)Standard ) روش چهارم : اگر توجه کنیم در زیر یک حرف هر منو خط کشیده شده. اگر دکمه Alt را با آن حرف بگیریم منو باز میشود. بعد برای فعال کردن هر گزینه منو کافی است دکمه مربوط به حرفی از آن که زیر آن خط کشیده شده را بفشاریم. پس برای New کافی است Alt + F + N را بفشاریم. ذخیره کردن یک Book : اگر بخواهیم Bookیی را که ایجاد کرده ایم نگهداری کنیم ، باید آنرا ذخیره کنیم. برای ذخیره کردن به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Save روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + S روش سوم : استفاده از آیکون Save در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + S اگر برای اولین بار باشد که Save را انتخاب میکنیم ، پنجره ای با نام Save as باز میشود که شامل قسمتهای زیر است : 1- Save In : مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین میکنیم. 2- File Name : نامی را که میخواهیم file را با آن نام ذخیره کنیم در این قسمت تایپ میکنیم. 3- Save as Type : پسوندی ( نوعی ) را که میخواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین میکنیم. به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمیزنیم. اگر برای دفعاتی غیر از بار اول Save را انتخاب کنیم پنجره Save as ظاهر نمیشود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره میشود. نکته وقتی فایل را با یک نام ذخیره میکنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر میشود. نکته پسوند فایلهای Excel ، .xls میباشد. Save As : اگر بخواهیم Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره کنیم Save as را از منوی File انتخاب کنیم. ذخیره کردن Book بر روی دیسکت : برای ذخیره کردن یک فایل بر روی دیسکت باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، 3.5 floppy ( A: ) را انتخاب کنیم. ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب : اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره کنیم که مانند یک صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید ، کافی است مراحل زیر را انجام دهیم : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Save as a Web Page نکته در این حالت فایل را پسوند .htm ذخیره میشود. باز کردن Book ذخیره شده : اگر یک Book را که ذخیره کرده ایم بخواهیم باز کنیم به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Open روش دوم : فشردن همزمان کلید های Ctrl + O روش سوم : استفاده از آیکون Open در نوار ابزار Standard ( ) روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + O با انجام یکی از اعمال بالا پنجره ای باز میشود که شامل قسمتهای زیر است : الف- Look in : در این قسمت مسیر فایلی را که میخواهیم باز کنیم انتخاب میکنیم. ب- File Name : میتوانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ کنیم و Open کنیم . همچنین میتوانیم فایل را در لیست انتخاب کرده و فایل را باز کنیم. بستن یک Book باز : در این حالت فقط فایل بسته میشود و محیط بسته نمیشود. روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Close روش دوم : کلیک بر روی آیکون Close که در نوار منو قرار دارد ( ) روش سوم : فشردن کلید های Alt + F + C بستن محیط Excel : در این حالت اگر فایلی باز باشد ، بسته میشود و سپس محیط Excel بسته میشود. در صورتی که فایلهای باز ، ذخیره نشده باشند ابتدا سئوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آنها ظاهر میشود. روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب Exit روش دوم : کلیک بر روی آیکون Close که در نوار عنوان قرار دارد. ( ) روش سوم : فشردن کلید های Alt+ F4 روش چهارم : فشردن کلید های Alt + F + X

گام دوم :

     اطلاعات در Excel اطلاعات در محیط Excel میتوانند اعداد ، حروف ، تاریخ ، زمان و یادداشت باشند که در زیر به شرح تک تک آنها میپردازیم : ( توجه داشته باشید که با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا میشوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات میباشد. ) 1- اطلاعات عددی کار کردن با اعداد : Excel تمام اعداد را یکسان فرض میکند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش میتوان وارد نمود : 1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف 2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار میکنند که کلید Num Lock روشن باشد .) علاوه بر ارقام 0 تا 9 میتوان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. نکته Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند. نکته هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده میشود، Excel قالب بندی اعداد را تغییر میدهد. برخوردExcel با اعداد : 1- اگر طول عدد از سلول کوچکتر باشد تغییری در سلول داده نمیشود. 2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد. 3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ میدهد : الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده میشوند. ب- عدد گرد میشود. ج- سلول با یکسری از علائم # پر میشود. این حالت زمانی اتفاق میافتد که فرمت سلول General نباشد. 2- اطلاعات متنی : میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم. توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 ) 3- اطلاعات از نوع تاریخ : اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود. 4- اطلاعات از نوع زمان : میتوانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان میشود. 5- اطلاعات از نوع یادداشت : این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. فرمول نویسی در Excel عملگر های Excel •عملگر های محاسباتی : عملگر های محاسباتی به ترتیب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسیم و ( + و -) جمع و تفریق •عملگر های رشته ای : تنها عملگر رشته ای ( & ) است. از این عملگر برای ترکیب رشته ها استفاده میشود. • عملگر های آدرس : از این عملگر زمانی استفاده میشود که بخواهیم محدوده ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را میگذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را مینویسیم. ( از این عملگر در درسهای آتی استفاده میکنیم ) ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه : در Excel به چند روش میتوان فرمولها را نوشت : 1- در خط فرمول ( یا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ میکنیم و بعد Enter میزنیم. 2- فرمول را در خط فرمول یا و بعد علامت = در خط فرمول سلول نوشته ( بدون علامت = ) سپس بر روی علامت میکنیم. پنجره ای باز میشود، Click که نتیجه را نمایش می دهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود ، OK را میزنیم. 3- در خانه ای که میخواهیم فرمول نوشته شود، Click میکنیم ، علامت تساوی را تایپ کرده ، سپس با ماوس بر روی خانه ای که میخواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click میکنیم ، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click میکنیم. فرض کنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و میخواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم ، برای این کار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ کرده سپس بر روی سلول A1 ( اولین عملوند ) کلیک کرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تایپ کرده و بعد بر روی سلول A2 ( دومین عملوند) کلیک می کنیم و در انتها Enter می کنیم. ویرایش سلول : برای ویرایش محتویات یک سلول به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم : روش اول : بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر کلیک کرده ، ویرایش را انجام می دهیم. روش دوم : بر روی سلول double Click کرده و ویرایش را انجام می دهیم. انتخاب یک یا چند خانه 1- توسط صفحه کلید : - برای انتخاب یک خانه کافی است با جهت نما (Arrow key)بر روی آن برویم. - برای انتخاب تعدادی خانه مجاورکافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با کلید های جهت نما ( Arrow Key)بر روی آن حرکت کنیم. - برای انتخاب سطر جاری کافی است کلید های Shift + Spacebar را بفشاریم. - برای انتخاب یک ستون کافی است کلید های Ctrl+ Spacebar را بزنیم. - برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنیم. 2- توسط ماوس : - برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم. - برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم. - برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر Click کنیم. - برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون Click کنیم. - برای انتخاب یک کاربرگ کافی است از منوی Edit ، گزینه Select All را انتخاب کنیم. نکته برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه کلید به تنهایی نمیتوان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه کلید ،هر دو استفاده کنیم. برای این کار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر Click کنیم. دستور برگشت : میتوانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض کنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آنرا پاک می کنیم . اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده کنیم . عدد 10 بر میگردد . برای استفاده از Undo به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم. روش اول: 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب Undo روش دوم : فشردن همزمان کلیدهای ctrl+z روش سوم : استفاده از آیکون Undo در نوار ابزار Standard ( ) دستور Redo : با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یکی از روشهای زیر عمل می کنیم: روش اول : 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب Redo روش دوم : فشردن همزمان کلیدهای ctrl+y روش سوم : استفاده از آیکون Redo در نوار ابزار نسخه برداری و انتقال سلولها نسخه برداری از سلولها : 1- موضوعات مورد نظر را انتخاب میکنیم. 2- به یکی از روشهای زیر Copy را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Copy ( ) ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl+C 3- Click بر روی مکانی که میخواهیم اطلاعات اضافه شوند. 4- با یکی از روشهای زیر Paste را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Paste ( ) ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste د- فشردن همزمان کلید های Ctrl+V انتقال سلولها : 1- انتخاب موضوعات مورد نظر 2- به یکی از روشهای زیر Cut را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Cut ( ) ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Cut ج- Right Click بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl +X 3- Click بر روی محل انتقال موضوعات 4- به یکی از روشهای گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب حذف سلول وقتی یک سلول را حذف میکنیم محتویات آن به همراه خود سلول حذف میشود که جای این سلول یک فضای خالی ایجاد میشود. این فضای خالی باید توسط سلولهای مجاور پر شود. برای حذف یک سلول به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب موضوعات 2- انتخاب منوی Edit 3- انتخاب گزینه Delete روش دوم : 1- انتخاب موضوعات 2- Right Click بر روی خانه 3- انتخاب گزینه Delete با انتخاب گزینه Delete پنجره ای ظاهر میشود که شامل چهار گزینه زیر است ( در این پنجره میتوانیم تعیین کنیم که محل خالی سلول حذف شده با کدام یک از سلولهای مجاور پر شود. ) : الف- Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن میشود. ب- Shift Cells Up : خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل میکند. ج- Entire Row : سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند. د- Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند. نکته اگر محیط فارسی باشد بجای ستون سمت راست , ستون سمت چپ جایگزین میشود. پاک کردن سلول : در این حالت خود سلول حذف نمیشود و فقط محتویات داخل آن یا قالب بندی آن یا توضیحات آن و یا هر سه پاک میشوند. 1- خانه های مورد نظر را انتخاب میکنیم. 2- از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب میکنیم. 3- زیر منویی باز میشود که شامل گزینه های زیر است : الف- All : هم محتوای خانه ، هم Format خانه و هم توضیحات را پاک میکند. ب- Format : فقط Format خانه های انتخابی را پاک میکند. ج- Comment : فقط توضیحات را پاک میکند. د- Content : فقط محتوای خانه های انتخابی را پاک میکند .

گام سوم :

     ویرایش سطر و ستون اضافه کردن سطر : روش اول : 1- بر روی سطری که میخواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک میکنیم. 2- منوی Insert را انتخاب میکنیم. 3- گزینه Rows را انتخاب میکنیم. روش دوم : 1- بر روی سطری كه میخواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود كلیك راست میكنیم. 2- از منوی باز شده Insert را انتخاب میكنیم. نکته سطرهای زیرین به پایین رانده میشوند. اضافه کردن ستون : روش اول : 1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، کلیک میکنیم. 2- منوی Insert را انتخاب میکنیم. 3- گزینه Column را انتخاب میکنیم. روش دوم : 1- بر روی ستونی که میخواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود Right Click میکنیم. 2- گزینه Insert را انتخاب میکنیم. نکته ستون قبلی به جلو رانده میشود. تغییر ارتفاع سطر : برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش میتوان عمل کرد : روش اول : کافی است به مرز بین سطر مورد نظر و سطر بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید. سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag میکنیم. روش دوم : در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم میشود . برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم: 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Row 3- انتخاب گزینه Height 4- در کادرباز شده اندازه دلخواه را وارد میکنیم. نکته به طور پیش فرض ارتقاع سطر 12.75میباشد. تغییر پهنای ستون : برای تغییر پهنای ستون به یکی از دو روش زیر عمل میکنیم : روش اول : کافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مکان نما به صورت یک فلش دو سر در آید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag میکنیم. روش دوم : در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم میکنیم . برای اینکار مراحل زیر را طی میکنیم : 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Column 3- انتخاب گزینه Width 4- در کادر باز شده مقدار دلخواه را وارد میکنیم. نکته به طور پیش فرض پهنای ستون 8.43میباشد. ( كاردركارگاه 3 ، تمرین 32 ) تغییر پهنای استاندارد ستون : میدانیم که پهنای استاندارد ستونها 8.43 میباشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را کم یا زیاد کنیم به ترتیب زیر عمل میکنیم : ( فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال میشود که پهنای آنها را تغییر نداده باشیم.) 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب زیر منوی Column 3- انتخاب گزینه Standard Width 4- در کادر باز شده پهنای مورد نظر را وارد میکنیم. جستجوی داده ها اگر بخواهیم رشته کاراکترهای خاصی را در کاربرگ خود پیدا کنیم، مشاهده هر یک از سلولها کار سختی خواهد بود. پیدا کردن یك رشته از کاراکتر ها که باید تغییر یابند نیز مشکل تر میباشد. اکسل ویژگیهایی دارد که به ما در یافتن داده ها و تعویض آنها کمک میکند. استفاده از Find : برای فعال كردن Find به یكی از دو روش زیر عمل میكنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب find روش دوم : فشردن همزمان كلید های Ctrl + F جهت جستجوی داده ها مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- لغتها یا عددهایی را که میخواهیم مکان یابی کنیم در کادر متن Find What وارد میکنیم. 2- دکمه Find Next را کلیک میکنیم و Excel اولین مورد از شرط جستجو را پیدا میکند و آن را انتخاب مینماید. کادر مکالمه Find بر روی صفحه نمایش باقی می ماند تا بدین ترتیب بتواند جستجو برای متن یا اعداد مشخص شده را ادامه دهیم. 3- جهت جستجو برای مورد بعدی داده های مشخص شده Find Next را مجدداً کلیک میکنیم. 4- جهت برگشت به محیط دكمه Esc را فشرده و یا بر روی دكمه Close كلیك میكنیم. تا کادر مکالمه Find بسته شود و سپس با داده های داخل سلول به کارمان ادامه میدهیم. 5- جهت جستجو پس از بستن کادر مکالمه ، با فشار دادن Ctrl + F کادر مکالمه را میتوانیم مجدداً باز نماییم. نکته اگر محدوده ای از سلول ها را در یک کاربرگ , قبل از باز نمودن کادر مکالمه Find را انتخاب کنیم ، جستجو را برای این سلولها محدودكرده ایم . برقراری شروط بیشتر برای Find : کادر مکالمه Find با ارائه گزینه های زیر جستجو را با تخصصی تر نمودن آن محدود میسازد. • Search : میتوان جهت جستجو را مشخص کرد. جستجو به صورت سطری باشد (By Row) یا به صورت ستونی باشد(By Column) • Look In : با استفاده از این گزینه میتوانیم جستجو را به یک عنصر خاص محدود کنیم در این كادر گزینه های Formula , Values, Comments را خواهیم داشت. • Match Case : با انتخاب این گزینه محیط به حروف بزرگ و کوچک حساس شده و کلماتی را پیدا میکند که از نظر حروف بزرگ و کوچک مطابق متن تایپ شده در کادر Find What باشد. • Find Entire Cell Only : این گزینه از Excel میخواهد سلولهایی را که داده های اضافه بر رشته کاراکتر جستجو دارند نادیده بگیرد. تعویض داد ه ها استفاده از Replace : اگر بخواهیم داده پیدا شده توسط Find را با داده های دیگر جایگزین كنیم می توانیم پس از هر بار جستجو پنجره جستجو را بسته ، ویرایش را انجام داده ، دوباره پنجره Find را باز كنیم و عمل جستجو را ادامه دهیم كه این كار وقت گیر میباشد. Excel دستوری ساده برای انجام این كار در نظر گرفته است. با استفاده از Replace میتوانیم این كار را انجام دهیم. جهت انجام جایگزینی مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- متن جستجو را در کادر Find What وارد میکنیم. 2- متن تعویضی را در کادر متن Replace With وارد میکنیم. 3- جهت تایید هر یک از تعویض ها مراحل زیر را دنبال میکنیم. الف- Find Next را کلیک كرده، Excel به مورد بعدی داده جستجو حرکت میکند و سلول را انتخاب می کند. ب- در صورتی که بخواهیم تعویض را انجام دهد دکمه Replace را کلیک میکنیم . ج- Find Next را جهت حرکت به موردبعدی کلیک می کنیم. د- جهت تعویض تمام موارد داده های جستجو با با دادههای تعویضی ، Replace All را کلیک می کنیم. پر کردن خودکار چند خانه یکی از مفید ترین ویژگیهای برنامه Excel ، قابلیت پر کردن داده های متوالی بصورت خودکار میباشد. که به این عمل Auto fill گویند. داده های متوالی میتوانند مجموعه ای از داده ها بصورت 1و2و3و... یا 4و5و.... یا از حروف A و B و C و ... تشکیل شده باشند. همچنین میتواند تاریخ یا روزهای هفته یا ماههای سال باشند. حتی میتوان مجموعه ای از داده های خاص را تعریف کرد. برای این کار مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- چند نمونه اولیه از مقادیر متوالی مزبور را مینویسیم. 2- این مقادیر را انتخاب میکنیم. 3- مکان نمای ماوس را به گوشه پایین سمت راست قسمت انتخابی می آوریم تا به شکل ( + )در آید. به اشاره گر ماوس در این حالت Fill Handle می گوییم. 4- حال به طرف پایین یا راست Drag میکنیم. 5- به این ترتیب با رها کردن کلید ماوس ، خانه های مورد نظر با مجموعه داده های متوالی پر میشوند. ایجاد لیست جدید خودكار: اگر برای حروف الفبا Auto fill را اجرا كنیم ، پر كردن خودكار انجام نمی شود. چون حروف الفبا جزء لیستهای آماده نیست پس باید ایجاد شود. برای ایجاد لیست جدید مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- انتخاب New List در کادر Custom List 5- تایپ اطلاعات در قسمت List Entries ( بعد از وارد کردن هر اطلاعات Enter میکنیم.) 6- انتخاب دکمه Add 7- OK ایجاد یك لیست خودكار بر اساس لیست موجود در صفحه : اگر لیستی بر روی صفحه داشته باشیم و بخواهیم بصورت لیست دائمی در آوریم باید مراحل زیر را انجام دهیم. : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب Custom list : Tab 4- روی دکمه Collapse dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import List From Cells قرار دارد Click میکنیم. تا پنجره مینیمایز شود. 5- انتخاب لیست ها در صفحه 6- روی دکمه Collapse Dialog ( )که در انتهای کادر فهرست Import list From Cell قرار دارد Click میکنیم. تا Resize شود. 7- انتخاب دکمه Import 8- OK نکته میتوانیم بجای انجام مراحل 4و 5و 6، در كادر Import ، آدرس سلولهایی كه لیست در آنها قرار دارد را تایپ كنیم. ویرایش لیست خودكار میتوانیم لیستهایی را كه ایجاد كرده ایم ویرایش كنیم . یعنی اطلاعاتی را حذف كنیم ، ویرایش كنیم یا اضافه كنیم. برای این كار مراحل زیر را انجام میدهیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Option 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب لیست مورد نظر در کادر Custom list 5- کلیک در محل مورد نظر در کادر List Entries 6- ویرایش متن 7- OK پاک کردن لیست خودكار: اگر بخواهیم یك لیست خودكار حذف كنیم تا دیگر پر كردن خودكار بر روی آن عمل نكند مراحل زیر را طی میكنیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب گزینه Options 3- انتخاب :Custom list Tab 4- انتخاب List مورد نظر در کادر Custom List 5- انتخاب دکمه Delete 6- OK غیر فعال کردن Auto Fill : Auto Fill بطور خودکار فعال است. جهت غیر فعال نمودن آن مراحل زیر را طی میکنیم : 1- انتخاب منوی Tools 2- انتخاب منوی Options 3- انتخاب : Edit Tab 4- کادر انتخاب Allow Cell Drag and Drop را غیر فعال میکنیم آدرس دهی نسبی درExcel دو مدل آدرس دهی به نامهای : آدرس دهی مطلق و آدرس دهی نسبی داریم. آدرس دهی نسبی : فرض كنید سلولهای Excel را به صورت زیر پر كرده ایم : در سلول B1 فرمول A1+A2 را می نویسیم .اگر این فرمول را copy كرده و در سلول B2 .Paste كنیم و یا با استفاده از Auto fill محتوای سلولهای B2 تا B4 را پر كنیم .اعداد 5و7و4 به ترتیب برای سلولهای B2 تا B4 ظاهر میشوند. حال میخواهیم بدانیم این اعداد از كجا بدست آمده اند. وقتی ما در سلول B1 فرمول A1+ A2 را تایپ میكنیم، در حقیقت سلول سمت چپی و یك سلول پایین آن با هم جمع میشوند. پس برای سلول B2 ، سلول سمت چپی ( A2 ) و سلول پایینی آن ( A3) با هم جمع میشوند كه جواب 5 میشود. برای سلولهای بعدی هم به همین ترتیب محاسبات انجام میشود. به این نوع آدرس دهی ، آدرس دهی نسبی گفته میشود چون نسبت به مكان هر سلول ، فرمول سلول عوض میشود و در حقیقت فرمول درون سلول B2 ، A2+A3 میشود.
گام چهارم :

     آدرس دهی مطلق فرض كنید میخواهیم حقوق افراد یك اداره را حساب كنیم. حقوق با استفاده از فرمول زیر حساب میشود : حقوق پایه * 7% - حقوق پایه = حقوق حقوق پایه را در ستون B مینویسیم. برای محاسبه حقوق میتوانیم در سلول C1 فرمول B1-B1*7% را بنویسیم و برای تمام افراد Auto fill كنیم. در این حالت در حقیقت از آدرس دهی نسبی استفاده كرده ایم. ولی فرض كنید كه درصد مالیات عوض شده و 10% شود. حالا باید دوباره فرمول جدیدی در سلول C1 نوشته و مجدد Auto fill كنیم. برای اینكه نخواهیم در هر بار عوض شدن درصد مالیات فرمول را عوض كنیم میتوانیم درصد مالیات را در سلول جدا نوشته و از آدرس آن در فرمول استفاده كنیم. پس مثلاً در سلول A1 عدد 7% را مینویسیم و در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 را مینویسیم حال Auto fill میكنیم. ولی میبینیم كه برای بقیه سلولها جواب همان حقوق پایه میشود. چرا؟ چون با آدرس دهی نسبی میخواهد عمل كند و چون در سلول C1 فرمول B1-B1*A1 بوده ، برای C2 فرمول B2-B2*A2 میشود كه مقدار A2 صفر است. پس جواب همان مقدار حقوق پایه میشود. برای رفع این مشكل باید سلول A1 ثابت شود. یعنی در تمام فرمولها A1 در ستون حقوق پایه ضرب شود. در این حالت از آدرس دهی مطلق استفاده میكنیم. برای ثابت كردن سطر یا ستون در كنار حرف ستون یا عدد سطر علامت $ میگذاریم. اگر بخواهیم سلول را ثابت كنیم در كنار حرف ستون و عدد سطر هر دو علامت $ میگذاریم. یعنی در سلول C1 مینویسیم : B1-B1*$A$1 قالب بندی خانه ها در Excel در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا .... کنیم. همچنین میتوانیم دور سلول كادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض كنیم. برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی Format 2- انتخاب گزینه Cells روش دوم : بر روی خانه های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب میکنیم. با اجرای یکی ازسه روش بالا پنجره ای باز میشود که دارای Tab های زیر است : روش سوم : فشردن کلیدهای ctrl +1 الف - Number : توسط این Tab میتوانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه های زیر میباشد : - Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش میدهد. - Category : در این قسمت نوع داده را مشخص میکنیم که شامل انواع زیر میباشد : 1- General : این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان میدهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان میدهد. 2- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان میدهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر میشود. همچنین در این قسمت میتوانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم : - Decimal Places : در این قسمت میتوانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم. - Negative Number : در این حالت میتوانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. ( توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل میكند. ) - Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست این گزینه میگذارد. 3- Currency : مقادیر را همراه با سمبلجدا کرده و علامت (، ) پول رایج نشان میدهد. در این حالت میتوان تنظیمات زیر را انجام داد : - Symbol : نوع واحد پول را مشخص میکنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و میتوانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم. - Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند. 4- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری میباشد و علامت پولی در منتهاالهیه سمت چپ آن نوشته میشود. 5- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان میدهد. و ما میتوانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد. 6- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان میدهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما میتوانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا .... 7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان میدهد. نکته در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمیکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب میکند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمیدهد. 8- Fraction : مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان میدهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر میشود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 میشود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه میکند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب میکند. 9- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان میدهد. 10- Text : مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان میدهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان میدهد و مقادیر آنرا محاسبه نمیکند. (کاردرکارگاه 7 تمرین 8 تا 13 ) 11- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند كد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان میدهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن ( در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد میکنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT میباشد. 12- Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم كه خارج از بحث ما میباشد. ب- Alignment : توسط این Tab میتوانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است : 1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین میکند. این قسمت شامل گزینه های زیر است : • General : هم ترازی پیش فرض • Left : هم ترازی داده ها را به سمت چپ ( استفاده برای ارقام) • Center : هم ترازی داده ها در مرکز • Right : هم ترازی داده ها به سمت راست ( برای متون ) • Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر میکند. • Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر میگیرد . معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد. • Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی میگذارد. 2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم میکند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است : • Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول • Top : هم ترازی داده ها در بالای سلول • Center : هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول • Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز میشوند. ( بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی میشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها ) 3- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : • زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس میتوان تعیین کرد. • Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلید های Increase و Decrease تعیین كرد. 4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است : • Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد. • Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد. • Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول ها بهم پیوسته و یک سلول شوند. ج- Font : توسط این قسمت میتوان نوع خط ، اندازه، رنگ و ... خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است : 1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین میکنیم. 2- Font Style : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که خط کج ( Italic) یا تو پر(Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic) و یا معمولی (Regular) باشد. 3- Size: در این قسمت سایز قلم را تعیین میکنیم. 4- Underline: در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه. و نوع خط را تعیین میکنیم. • None : خط نمیکشد. • Single : خط تکی زیر متن میکشد. • Double : دو خطی زیر متن میکشد. • Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود.( یعنی تمام حروف بالای خط نوشته میشوند.) • Double Accounting : دو خطی زیر تمام حروف و زیر کشیده ترین حرف کشیده میشود. 5- Color : در این قسمت رنگ خطوط را متن را تعیین میکنیم. 6- Effect : شامل قسمتهای زیر است : • Strike Through : بر روی متن خط میکشد. • Super Script : برای بالا نویسی استفاده میشود. اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته . سپس 2 را انتخاب کنیم و این گزینه را فعال کنیم. • Sub Script : برای زیر نویسی استفاده میشود. 7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان میدهد. د- Border : توسط این Tab میتوانیم حاشیه بندی انجام دهیم. که شامل قسمتهای زیر است : 1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص میکنیم. 2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص میکنیم. 3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص میکنیم. • None : حاشیه نمیگدارد. • Outline : دور سلولها حاشیه میگذارد. • Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه میگذارد. 4- Border : در این قسمت میتوانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد. نیز میتوانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلول حاشیه داشته باشد. نکته برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین میکنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click میکنیم. هـ - Patterns : در این قسمت میتوانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم. که شامل گزینه های زیر است : • Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب میکنیم. • Pattern : در این قسمت میتوانیم از الگوها ( هاشورها) استفاده کنیم. همچنین رنگ هاشور را تعیین كنیم. حذف قالب بندی سلولها : همانطور كه در فصل سوم گفته شد برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب میكنیم. توسط این دستور می توانیم اعمال ریاضی، منطقی و دیگر توابع را بر روی داده ها داشته باشیم. برای استفاده از توابع به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم : روش اول : 1- بر روی Paste Function , Icon ( )كلیك می كنیم. 2- در پنجره باز شده در قسمت Function Category نوع تابع را مشخص می كنیم. كلیه توابع در 8 دسته طبقه بندی شده اند. در دسته All همه توابع قرار دارند و در دسته Most Recently Used توابعی كه به تازگی از آنها استفاده شده است قرار دارند. اگر گروه تابع را ندانیم میتوانیم آنرا در All پیدا كنیم. 3- در قسمت Function name تابع را مشخص می كنیم. 4- در پنجره ای كه باز می شود به دو طریق می توانیم عمل كنیم: الف : در كادر Number 1 ،محدوده آدرس اعداد را وارد كنیم. برای وارد كردن محدوده آدرس كافی است ابتدا آدرس اولین خانه محدوده را وارد كرده سپس عملگر آدرس ( : ) را تایپ كنیم و بعد آدرس آخرین سلول محدوده را وارد كنیم. همچنین میتوانیم بر روی Collapse Dialog این كادر كلیك كرده و محدوده را با Drag انتخاب كنیم. ب : در هر كادر یك آدرس وارد كنیم. برای این كار در كادر اول آدرس اولین سلول را تایپ كرده. بر روی كادر دوم كلیك كرده ،آدرس دومین سلول را تایپ میكنیم. و الی آخر .... معمولاً زمانی از این روش استفاده میكنیم كه سلولها پراكنده باشند. 5- OK را می زنیم. روش دوم : 1- منوی Insert را انتخاب می كنیم. 2- زیر منوی Function را انتخاب می كنیم. 3- بقیه مراحل مانند مرحله 2 به بعد روش اول است. روش سوم: 1- در خانه تابع را همراه با آرگومانهای آن تایپ می كنیم. ( توابع و آرگومانهایش در قسمت بعد توضیح داده شده اند. ) 2- اگر قبل از آن = گذاشته باشیم كه Enter می كنیم در غیر این صورت بر روی = در نوار فرمول Click می كنیم. روش چهارم: 1- در یك خانه (خانه ای كه می خواهیم حاصل نوشته شود) علامت = را تایپ می كنیم یا علامت = در خط فرمول را می زنیم. 2- در كادر اول نوار فرمول ( Name Box ) توابع ظاهر می شوند، كافی است بر روی drop down آن Click كنیم تا همه توابع را ببینیم. تابع مورد نظر را انتخاب می كنیم. 3- بقیه مراحل مانند مرحلة 4 به بعد روش اول است. چند تابع معروف 1- تابع مجموع (SUM ) : برای فعال كردن این تابع یا آنرا تایپ كرده یا به یكی از روشهای گفته شده در بالا عمل می كنیم. در پنجره Function Category گروه Math & Trig را انتخاب می كنیم و در پنجره Function name ،SUM را انتخاب می كنیم فرمت كلی این دستور به شكل زیر است: ( از این دو فرمت زمانی که بخواهیم فرمول را تایپکنیم استفاده میکنیم. ) 1- SUM -number 1 : number 2 2- SUM -number 1;number2;.. نکته معمولاً برای زمانی كه اطلاعات در سلولهای مجاور باشند از فرمول اول و اگر اطلاعات در سلولهای غیر مجاور و پراكنده باشند از فرمول دوم استفاده میكنیم. 2- تابع میانگین(Average ) : از این تابع برای محاسبة میانگین استفاده میشود .این تابع جزء گروه Statistical است. شكل كلی آن بصورت زیر است : 1- Average - number 1 ; number 2 ;... 2- Average - number 1 : number 2 3- تابع ماكزیمم (Max): ‌از این تابع برای پیدا كردن ماكزیمم چند مقدار استفاده میكنیم : این تابع نیز جزء گروه Statistical است. و شكل كلی آن به صورت زیر است : 1- Max - number 1 ; number 2 ; …. 2- Max - number 1 : number 2 4- تابع مینیمم (Min) : از این تابع برای محاسبة میانگین اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Statistical میباشد. شكل كلی آن به صورت زیر است : 1- Min - number 1 ; number 2 ; …. 2- Min - number 1 : number 2 5- تابع شمارنده (Count) : از این تابع برای شمارش تعداد خانه های پر شامل اعداد استفاده میشود . این تابع نیز جز توابع گروه Statistical میباشد و فرم كلی آن به صورت زیر است : 1- Count - value 1 ; value 2 ; …. 2- Count - value 1 : value 2 6- تابع Round : از این تابع برای گرد كردن اعداد استفاده می شود و جز توابع گروه Math & Trig می باشد و شكل كلی آن به صورت زیر است : Round - number 1 ; num_digits قسمت Number برای معرفی عدد و قسمت Num_digits معرف تعداد ارقامی است كه باید گرد شوند،‌ Excel هنگام گرد كردن نگاه به اولین رقم بعد از رقم حذفی می كند اگر كوچكتر از 5 بود كه خود اعداد را می نویسد ولی اگر بزرگتر از 5 بود یك رقم به آخرین رقمی كه میماند اضافه می كند. Auto sum : توسط این دستور می توانیم تعدادی خانه را با هم جمع كنیم در این حالت كافی است در خانه ای Click كنیم، Excel خانه های در محدودة خانة انتخابی ما را در نظر می گیرد و مجموع آنها را حساب می كند و خانه های انتخابی را به ما نشان می دهد. اگر این خانه ها مورد نظر ما نبودند، خودمان محدوده را انتخاب می كنیم. برای فعال كردن این دستور كافی است آیكون Auto sum ( ) را از نوار ابزار Standard انتخاب كنیم.
گام پنجم :

     مرتب كردن لیست ها ما میتوانیم لیست موجود را بر اساس هر یك از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب كنیم. برای این كار كافی است به یكی از دو روش زیر عمل كنیم : روش اول : 1- یك سلول از ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب میكنیم. 2- برای مرتب سازی صعودی از آیكون Sort Ascending ( ) و برای مرتب سازی نزولی از آیكون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده میكنیم. نکته باید توجه داشته باشیم كه در این حالت نباید یك ستون انتخاب شود بلكه فقط یك سلول از ستونی كه میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب میكنیم. روش دوم : 1- كل جدول یا یك سلول از جدول را انتخاب میكنیم. 2- منوی Data را انتخاب میكنیم. 3- گزینه Sort را انتخاب میكنیم. 4- پنجره ای باز میشود كه باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر كنیم : الف- Sort By : در این كادر ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب میكنیم. ب- Then By : در این كادر ستونی را تعیین میكنیم كه اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود. ج- Ascending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب میشود. د- Descending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب میشود. هـ- My List Has : در این قسمت دو گزینه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل لیست به غیر از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort By , Then By عناوین قرار میگیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب كنیم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتی سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار میگیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شركت داده میشوند. درج انواع اشیاء در Excel میتوانیم تصاویر ، چارتهای سازمانی و ... را اضافه كنیم. برای این كار از منوی Insert ، Picture را انتخاب میكنیم. زیر منویی ظاهر میشود كه شامل گزینه های زیر است : 1- Clip Art : میتوانیم از تصاویر موجود درClip Art ، Office استفاده كنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود كه شامل دسته های مختلف تصاویر است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنیم ، تصویر كارتونی چند حیوان نمایش داده میشود. برای اضافه كردن تصویر بر روی صفحه ، بر روی تصویر كلیك كرده تا منوی آن ظاهر شود. سپس آیكون Insert Clip ( اولین آیكون ) را انتخاب میكنیم. 2- Form File : با استفاده از این گزینه میتوانیم هر تصویر دلخواه را از روی هارد كامپیوتر یا CD یا Floppy بر روی صفحه اضافه كنیم. 3- Auto Shape : با انتخاب این گزینه نوار ابزاری ظاهر میشود كه گزینه های آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است. 4- Organization Chart : با استفاده از این گزینه میتوانیم چارت سازمانی رسم كنیم. 5- Word Art : با استفاده از این گزینه میتوانیم كلمات را با فرمتهای زیبا و خاص بنویسیم. این گزینه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام میدهد. 6- From Scanner or Camera : با استفاده از این گزینه میتوانیم تصاویر را مستقیماً از دوربین یا اسكنر بگیریم. انتخاب اشکال : برای انتخاب اشکال کافی است روی آنها کلیک کنیم. جابجا کردن اشکال : برای جابجا کردن یک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روی شکل میرویم تا مکان نما به صورت ( )در آید. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag میکنیم. تغییر سایز شکل : ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روی یکی از 8 لنگری (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر میشود میرویم. تا مکان نما به صورت ( ) در آید. سپس در جهت مورد نظر Drag میکنیم. نکته اگر بر روی لنگر های چهار گوشه برویم , شکل هم در جهت افقی و هم در جهت عمودی تغییر سایز میدهد. ولی اگر بر روی لنگر های وسط اضلاع برویم شکل یا در جهت افقی یا در جهت عمودی , بسته به انتخاب ضلع بزرگ یا کوچک میشود. نوار ابزار Drawing برای ترسیم یک سری از اشکال خاص میتوانیم از نوار ابزار Drawing استفاده کنیم. این نوار ابزار شامل آیکونهای زیر است : Free Rotate : از این آیکون برای چرخاندن شکل استفاده میشود. با کلیک روی این آیکون ، بر روی شکل علائمی به صورت دایره های سبز رنگ ظاهر میشود. مکان نمای ماوس را بر روی این دایره ها میبریم تا مکان نما به شکل دایره در آید سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag میکنیم. تا شکل تغییر زاویه دهد. نکته برای فعال شدن این آیکون باید یک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشیم. Auto Shape : این آیکون شامل قسمتهای زیر است : Line : برای کشیدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خط منحنی , خط منحنی و خط شکسته , خط آزاد Connector : برای کشیدن انواع اتصال دهنده ها Basic Shapes : برای کشیدن اشکال مختلف Block Arrows : برای ترسیم انواع جهت نما ها Flow chart : برای رسم قسمتهای مختلف یک فلوچارت Stars and Banners : برای رسم شکلهای مختلف Callouts : برای کشیدن اشکالی که میتوان داخل آنها متن نوشت . برای کشیدن اشکال این قسمت از Drag استفاده میکنیم. Line : توسط این آیکون میتوانیم خط رسم کنیم. کافی است در یک نقطه کلیک کرده که این، نقطه شروع خط میشود ، سپس به طرف انتهای خط Drag میکنیم. Arrow : توسط این آیکون میتوانیم فلش رسم کنیم که مانند رسم خط میباشد. Rectangle : توسط این آیکون میتوانیم مربع یا مستطیل رسم کنیم برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم تا مربع یا مستطیل مورد نظر را بکشیم. ( اگر در حین رسم کلید Shift را پایین نگه داریم ، مربع رسم میشود. ) Oval : توسط این آیکون میتوانیم بیضی یا دایره رسم کنیم. برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم. ( اگر در حین رسم دکمه Shift را نگه داریم دایره ترسیم میشود. ) Text box : توسط این آیکون میتوانیم Text Box یا کادر متن ایجاد کنیم. از این آیکون برای نوشتن روی تصاویر یا اشکالی که نمیتوانیم داخل آنها بنویسیم استفاده میشود. Insert word Art : توسط این آیکون میتوانیم متن گرافیکی زیبا ایجاد کنیم. کافی است در کادر باز شده نوع خط و سایز آن را تعیین کنیم سپس متن را تایپ کنیم و OK کنیم. Insert Clip Art : با فشردن این آیکون پنجره Word art باز میشود. Fill Color : توسط این آیکون میتوانیم داخل موضوع را رنگ کنیم. Line Color : توسط این آیکون میتوانیم کادر دور موضوعات را تغییر رنگ دهیم. Font Color : توسط این آیکون میتوانیم رنگ متن را تغییر دهیم. Line Style :توسط این آیکون میتوانیم ضخامت خطوط ترسیمی را تعیین کنیم. ( همچنین فلش ها یا خطوط دور مربع ها و ...) Dash style: توسط این آیکون میتوانیم نوع خطوط را تعیین کنیم. Arrow Style : توسط این آیکون میتوانیم نوع فلش ها را تعیین کنیم. Shadow Style : توسط این آیکون میتوانیم به اشکال سایه بدهیم. tree - D style: توسط این آیکون میتوانیم به اشکال حجم دهیم و آنها را سه بعدی کنیم. نکته با Double Click بر روی هر موضوع میتوانیم در پنجره Format که Word art پس از انتخاب این گزینه پنجره ای با نام Word art gallery باز میشود که مدلی که میخواهیم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب میکنیم. سپس OK میکنیم. پنجره ای به اسم Edit Word art text باز میشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و در کادر سایز ، سایز آنرا تعیین میکنیم و سپس OK میکنیم. متن بر روی صفحه ظاهر میشود. نوار ابزار Word Art : با انتخاب متنی که بوسیله Word art نوشته شده نوار ابزاری ظاهر میشود که شامل ایکونهای زیر است : Insert word art : یک Word Art دیگر میتوانیم ایجاد کنیم. Edit text : با انتخاب این آیکون پنجره Edit Word Art text ظاهر میشود . تا بتوانیم متن نوشته شده یا سایز و فونت آنرا ویرایش کنیم. Word art Gallery : توسط این گزینه میتوانیم طرح Word Art را عوض کنیم. Format Word Art : میتوانیم تغییراتی بر روی متن اجاد کنیم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سایز نوشته و ... Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض میکنیم. Word Art Same Letter Heights : کشیدگی کلیه حروف را اندازه هم میکند. Word Art Vertical Text : جهت نوشتن متن را عوض میکند. Word Art Alignment : متن را تراز میکند. Word Art Character Spacing : فاصله بین حروف را کم و زیاد میکند

گام ششم :

     نمودارها برای ترسیم نمودار ، ابتدا باید در مورد نوع نمودار تصمیم گیری کرد. نوع نموداری که انتخاب میکنیم به نوع داده هایی که باید ارائه شوند و روش استفاده از آنها بستگی دارد. تمام نمودارها برای نشان دادن همه انواع داده ها مناسب نیستند. بعضی از آنها برای نشان دادن نحوه تغییر موارد مورد بحث در طول زمان و بعضی دیگر برای نشان دادن صفت های مجموعه ای از مقادیر نسبت به کل مناسب میباشند. انواع نمودار ها : 1- نمودار خطی (Line Chart) : این نوع نموداربرای تاکید بر روند و تغییرات مقادیر در طول زمان بکار میرود. این نوع نمودار ابتدایی ترین نوع نمودار میباشد. نمودار خطی در واقع فقط از یک خط تشکیل شده است که نقطه های ایجاد شده بر اساس اطلاعات موجود بر روی محور های X , Y را به یکدیگر متصل میکند. 2- نمودار ستونی ( Column Chart ) : مشابه نمودار نواری است . این نمودار برای تاکید روی اختلاف بین اقلام استفاده میشود. اگر بخواهیم عنصری را با عنصر دیگر مقایسه کنیم از این نمودار استفاده میکنیم. 3- نمودار مسطح یا دایره ای ( Pie Chart ) : این نمودار برای نشان دادن نسبت بین اجزاء و یک کل بکار میرود . این نمودار میتواند از یک سری داده های منفرد تشکیل شده باشد که نقطه های داده های آن حداکثر میتوانند 7 نقطه باشند. اگر چه برنامه میتواند با مقدار بیشتری از نقطه ها نیز کار کند اما برشهای بسیار نازک موجب میشود که خواندن نمودار مشکل شود. 4- نمودار پراکنده توزیعی ( Scatter Chart ) : این نمودار شبیه نمودار خطی است. از این نمودار برای تاکید بر اختلاف بین دو سری از مقادیر استفاده میشود. در این نمودار برخلاف نمودار خطی ، داده هایی که بر روی محور X قرار میگیرند دیگر نمیتوانند نشان دهنده نقطه های مربوط به داده های مختلف باشند بلکه محور X باید در واقع نشان دهنده تغییرات یکنواخت یک نوع داده منفرد باشد. 5- نمودار میله ای یا نواری ( Bar Chart) : از این نوع برای مقایسه مقادیر در مقطعی از زمان استفاده میشود. این نمودار مانند نمودار ستونی است که ستونهای آن بجای محور X نسبت به محور Y ترسیم شده اند. یعنی مانند ستونی است که در جهت Land scope چاپ شده باشد. 6- نمودار راداری ( Radar Chart) : نوعی از نمودار خطی است. با این تفاوت که نمودار مزبور بجای اینکه نسبت به محور ترسیم شود، نسبت به یک نقطه مرکزی ترسیم میشود. یعنی خط افقی در نمودار خطی ، در نمودار راداری بصورت دایره نشان داده میشود. 7- نمودار حبابی ( Bubble Chart) : مانند نمودار پراکندگی است و بصورت ترسیم تغییرات مداوم داده های محور های X, Y نسبت به یکدیگر میباشد. در نمودار های حبابی بر خلاف نمودار پراکندگی میتوان به ازای هر نقطه از محور ، بخشهای مختلفی از داده ها را مورد استفاده قرار داد. 8- نمودار های انباشته (Stack Chart) : برای نشان دادن اثر عنصر های داده های متعدد بر روی یک عنصر گرافیکی منفرد مورد استفاده قرار میگیرد. اصطلاحات نمودارها : 1- Gird Line : خطوطی هستند که در امتداد مقادیر محور X , Y ظاهر میشوند. این خطوط در تعیین مقدار دقیق یک نقطه به ما کمک میکنند. 2- Tick : خطوط کوتاهی هستند که با محور متقاطع بوده و قسمتهایی از یک مقیاس سری با گروه را جدا میکنند. 3- Chart Title : متن بکار برده شده برای شناسایی عنوان نمودار میباشد. 4- Axis : به محور ها در نمودار ها گفته میشود. 5- Legend : هر نمودار دارای راهنمایی است كه نشان دهنده این است كه هر رنگ مربوط به كدام سری است. روشهای ایجاد نمودار : روش اول : 1- انتخاب منوی Insert 2- انتخاب گزینه Chart روش دوم : 1- انتخاب آیکون Chart Wizard ( ) نکته در زمان ایجاد نمودار با کلیک بر روی دکمه Next به صفحات بعدی میرویم و کلیک بر روی دکمه Back باعث برگشت به صفحه قبلی میشود و با کلیک بر روی Finish کادر نمودار ها بسته میشود. نکته میتوانیم اطلاعاتی را كه میخواهیم بر اساس آن نمودار رسم كنیم ابتدا انتخاب كنیم بعد به یكی از دو روش بالا عمل كنیم. میتوانیم هم در حین كار انتخاب را انجام دهیم. با انجام یکی از دو راه بالا پنجرهای زیر به ترتیب باز میشود : • پنجره Chart Type : این پنجره شامل دو Tab زیر میباشد : 1- Standard Type : که شامل قسمتهای زیر است : الف- Chart Type : که در این قسمت نوع اصلی نمودار را انتخاب میکنیم. ب- Chart Sub-Type : در این قسمت نوع فرعی نمودار را مشخص میکنیم. ج- Press and Hold to View Sample : در این قسمت پیش نمایشی از نمودار با اطلاعاتی که خودمان داده ایم نشان میدهد. برای این کار کافی است روی این دکمه Click کرده و نگه داریم. 2- Custom Type : در این قسمت میتوان از نمودارهای سفارشی استفاده کرد یا یك نوع نمودار ایجاد كرد. • پنجره Chart Source Data : این پنجره شامل دو Tab زیر میباشد : 1- Data Range : که شامل قسمتهای زیر است : الف- Data Range : در این قسمت آدرس داده هایی را که قرار است نمودار برای آنها کشیده شود، میتوان تغییر داد همچنین میتوانیم آدرس را با كلیك بر روی Collapse Dialog و با Drag كردن وارد كنیم. و یا میتوانیم با استفاده از فرمت زیر آدرس را تایپ كنیم. شماره سطر پایان $ نام ستون پایان$ شماره سطر شروع$ نام ستون شروع$! نام Sheet = ب- Series in : این قسمت جهت نمایش داده ها را مشخص میکند. یعنی کدام یک از این دو برچسب از داده ها در پایین نمودار قرار خواهد گرفت. اگر Row را انتخاب كنیم سطر ها به عنوان سری و اگر Column را انتخاب كنیم ستونها به عنوان سری قرار میگیرند. 2- Series : که شامل قسمتهای زیر است : الف- Series : در این قسمت نام سری های موجود نوشته شده است. ب- Name : توسط این قسمت میتوانیم نام سری را عوض کنیم. ج- Value : در این قسمت میتوانیم آدرس مقادیر هر سری را مشخص كنیم. همچنین میتوانیم مقادیر را تایپ كنیم. برای تایپ مقادیر باید مقدار سری را در علامت { } وارد كنیم. ( كار در كارگاه 11 تمرین 18 ، 19 ، 20 و 21 ) (این تمرینات را در پایان مبحث انجام دهید. ) د- Category(x) Axis labels : در این قسمت میتوان آدرس خانه هایی را داد که محتوای آنها بر روی محور X نوشته میشوند. ه- دکمه Add : یک سری جدید ایجاد میکند. و- دکمه Remove : بر روی نام هر سری در قسمت Series کلیک کنیم و سپس این دکمه را بزنیم ، سری حذف میشود. • پنجره Chart Option : این پنجره شامل 6 Tab زیر است : 1- Titles : این قسمت شامل موارد زیر است : الف- Chart Title : در این قسمت عنوان نمودار را مینویسیم. ب- Category(x) Axis labels : در این قسمت عنوان محور X را مینویسیم. ج- Value (Y) Axis : در این قسمت عنوان محور Y را مینویسیم. 2- Axes : این قسمت شامل گزینه های زیر است : الف- Category(x) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد ، مقادیر روی محور X نشان داده میشوند و اگر تیک نخورده باشد نشان داده نمیشوند. ب- Value (Y) Axis اگر در کنار این کادر تیک خورده باشد، مقادیر روی محور Y نشان داده میشوند در غیر این صورت نمایش داده نمیشوند. 3- Grid Line : که این Tab شامل قسمتهای زیر است : الف- Category(x) Axis که خود شامل دو قسمت است : - Major Gridline : اگر این قیمت تیک خورده باشد ، خطوط شبکه رسم میشوند ( تمامی خطوط رسم نمیشوند) - Minor Gridline : اگر این قسمت تیک خورده باشد خطوط دیگری بین خطوط بالا رسم میشوند. این دو قسمت برای خطوط شبکه موازی محور Y ها هستند. ب- Value (Y) Axis : که شامل دو قسمت زیر است : - Major Gridline : خطوط شبکه را به موازات محور X رسم میکند. - Minor Gridline : خطوط دیگری را به موازات محور X بین خطوط بالا رسم میکند. 4- Legend : این Tab شامل قسمتهای زیر است : الف- Show Legend : اگر این گزینه تیک خورده باشد راهنما نمایش داده میشود. ب- Placement : مکان راهنما را نشان میدهد. Bottom : پایین ، Corner : گوشه بالا سمت راست، Top : بالا، Right : سمت راست، Left : سمت چپ 5- Data Label : شامل قسمتهای زیر است : الف- None : هیچ مقداری را بر روی ستونها نمایش نمیدهد. ب- Show Value : مقدار هر سری رابر روی ستون آن نشان میدهد. ج- Show Label : برچسب هر سری را روی آن نشان میدهد. د- Legend Key Next to Label : اگر یکی از حالتهای ب و ج را انتخاب میکنیم. این گزینه فعال شده و در کنار هر مقدار رنگ سری نمایش داده میدهد. 6- Data Table : شامل قسمتهای زیر است : الف- Show Data Table : اگر این گزینه فعال شود ، جدولی مشابه آنچه که ما ، در Sheet کشیده ایم در زیر نمودار ظاهر میشود. ب- Show Legend Keys : اگر گزینه الف فعال باشد ، این گزینه نیز فعال میشود. و اگر در کادر آن تیک بزنیم، رنگ هر سری را در کنار اطلاعات آن سری در جدول نشان میدهد. نکته باید توجه داشته باشیم كه كه با توجه به نوع نمودار گزینه های موجود در این پنجره میتوانند متفاوت باشند. • پنجره Chart Location : الف- As New Sheet : این گزینه نمودار را در یک Sheet جدید با اسم دلخواه ( اسم پیش فرض Chart 1 است) ایجاد میکند. نموداری که در این حالت ایجاد میشود، قابل جابجا شدن و تغییر سایز نیست ولی هر گونه تغییرات بر روی اطلاعات اصلی بر روی نمودار تاثیر دارد. ب- As Object in : این گزینه نمودار را در هر Sheet که ما انتخاب میکنیم ، ( از Sheet های موجود ) رسم میکند و قابل جابجا کردن و تغییر سایز نیز میباشد. تغییر بر روی نمودار ایجاد شده : برای تغییر نمودار ایجاد شده باید ابتدا نمودار را انتخاب کرد. سپس مجدداً دکمه Chart Wizard راکلیک کرد. یا از روی Toolbar ، Chart که باز میشود، تغییرات را اعمال کرد. نوار ابزار Chart این نوار ابزار را میتوانیم در صورتی که فعال نبود با Right Click بر روی نوار ابزار ها و انتخاب گزینه Chart فعال کنیم این نوار ابزار دارای آیکونهای زیر است : Chart Object : در این قسمت میتوانیم قسمتی از نمودار را كه میخواهیم بر روی آن تغییر دهیم انتخاب كنیم. با انتخاب هر گزینه قسمت مربوط به آن روی نمودار انتخاب میشود. Format : با توجه به اینكه در Chart Object چه انتخاب شده باشد این آیكون پنجره Properties آن را باز میكند. نکته با Double كلیك كردن بر روی هر موضوع از نمودار نیز پنجره Properties آن باز میشود. Chart Type : در این قسمت میتوانیم نوع نمودار انتخاب شده را تغییر دهیم. legend : توسط این آیکون کادر راهنما را ظاهر یا پنهان میکنیم. Data Table : توسط این آیکون میتوانیم جداول داده ها را فعال یا غیر فعال کنیم. By Rows :با انتخاب این آیكون سطر ها به عنوان سری انتخاب میشوند. By Column : با انتخاب این آیكون ستونها به عنوان سری انتخاب میشوند. Angle Text up : جهت متن نمودار را تغییر میدهد. یعنی متن از بالا به پایین ، کج نوشته میشود. به شرطی این آیكون فعال است كه قسمتهای متنی نمودار انتخاب شده باشد. Angle Text down : متن نمودار را تغییر جهت میدهد. یعنی متن از پایین به بالا و کج نوشته میشود. به شرطی این آیكون فعال است كه قسمتهای متنی نمودار انتخاب شده باشد. تغییر اندازه : 1- روی نمودار کلیک میکنیم تا انتخاب شود. 2- روی یکی از مربع های سیاه اطراف نمودار کلیک میکنیم. 3- مربع را تا زمانی که به اندازه دلخواه تغییر اندازه دهد Drag میکنیم. انتقال نمودار : 1- روی نمودار کلیک میکنیم. 2- نمودار را به محل مورد نظر Drag میکنیم.

 گام هفتم :

     آماده سازی کاربرگها برای چاپ قبل از چاپ باید تنظیماتی بر روی فایل مثلاً سایز كاغذ ، حاشیه ها ، سر صفحه و پا صفحه ، طریقه چاپ و ... را تعیین كنیم. برای انجام این تغییرات از Page Setup استفاده میكنیم. برای فعال كردن Page Setup كافی است از منوی فایل ، Page setup را انتخاب كنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود كه شامل Tab های زیر است : • Tab Page : این Tab شامل قسمتهای زیر است : 1- Orientation : در این قسمت جهت قرار گرفتن متن در كاغذ را تعیین میكنیم. Portrait برای چاپ عمودی یا Landscape برای چاپ افقی است. 2- Scaling : توسط این قسمت میتوانیم اندازه كاربرگ خروجی را بدون هر گونه تغییر بر روی نمایشگر بزرگ یا كوچك كنیم. این قسمت شامل گزینه های زیر است : الف- Adjust to : میتوانیم میزان بزرگی را بر اساس درصدی از بزرگی تعیین كنیم. حداقل این میزان 10 و حداكثر ان 400 میباشد. ب- Fit to : در این قسمت میتوانیم تعیین كنیم كه اطلاعات ما در چند صفحه گنجانده شود. 3- Paper Size : اندازه کاغذ را میتوان تعیین کرد. 4- Print Quality : قدرت تفکیک پذیری یا كیفیت چاپ را تعیین میكنیم که واحد آن DPI(Dot Per Inch) است. 5- First Page Number : شماره گذاری را از صفحه مشخص شده شروع میکند. • Tab Margins : توسط اینTab میتوان حاشیه های صفحه ، سر صفحه و پا صفحه را تعیین كرد. این Tab شامل قسمتهای زیر است : 1- Tab , Bottom , Left, Right : فاصله حاشیه های راست , چپ , پایین و بالا را تعیین میکند. 2- From Edge : محل سر صفحه یا پاصفحه را تعیین میکند ( باید کمتر از حاشیه های بالا یا پایین باشد) 3- Center On Page : مرکز فعلی را به را به طور افقی یا عمودی نسبت به حاشیه ها تعیین میکند. 4- Preview : پیش نمایش تنظیمات در این محدوده نمایش داده میشود. • Tab Header/ Footer: توسط این Tab میتوانیم سر صفحه و پا صفحه ها را وارد کنیم. یک سر صفحه در بالای صفحه و یک پاصفحه در پایین هر صفحه چاپ خواهد شد. عموماً نام شرکتها و عنوان گزارشها به عنوان سر صفحه مورد استفاده قرار میگیرند. شماره صفحات و ساعت و تاریخ خروجیهایی هستند که عموماً به عنوان پاصفحه مورد استفاده قرار میگیرند. این Tab شامل قسمتهای زیر است : 1- کادرهای Header , Footer : در این کادر یک سری Header ها و Footer های آماده و متداول مثل شماره صفحه , نام کاربرگ، نام کاربر، تاریخ و ترکیب این موارد وجود دارد که میتوانیم با توجه به نیاز یکی از آنها را انتخاب کنیم. 2- دکمه های Custom Header , Custom Footer : توسط این دکمه ها میتواتنیم Header ها و Footer های شخصی ایجاد کنیم. با کلیک بر روی این دکمه ها پنجره ای باز میشود که باید محل استقرار پاصفحه یا سر صفحه را بوسیله ماوس انتخاب کرده ( یکی از سه قسمت Left, Center, Right). قسمت سمت چپ، چپ چین خواهد شد، محتوای قسمت میانی نسبت به میانه قسمت تنظیم خواهد شد. و قسمت راست، راست چین خواهد شد. متن مورد نظر را در یکی از این سه قسمت تایپ میکنیم ( برای رفتن به خط جدید کلید Enter را باید فشار داد). دکمه هایی که در میانه صفحه برای قالب بندی صفحه قرار داده شده اند عبارتند از : Format Font : با فشردن این دکمه پنجره Font باز شده و میتوان فرمت نوشته ها را تغییر داد. Insert Page Number : برای درج شماره صفحه Insert Number Of Pages : برای درج تعداد صفحات Insert Date : برای درج تاریخ جاری Insert Time : برای درج زمان جاری Insert Book Name :برای درج نام Book Insert Sheet Name : برای درج نام کاربرگ • Tab Sheet : این Tab شامل قسمتهای زیر است : 1- Print Area : میتوانیم ناحیه ای از کاربرگ را برای چاپ انتخاب کنیم یا آدرس آن را تایپ کنیم. 2- Print Titles : در این قسمت میتوانیم یک سطر یا یک ستون را به عنوان سطر یا ستونی که میخواهیم در تمامی صفحات به عنوان سطر یا ستون عنوان تکرار شود انتخاب کنیم. 3- Print : این قسمت شامل گزینه های زیر است : الف- Gridline : به طور پیش فرض خطوط شطرنجی محیط Excel در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. برای ظاهر شدن این شبکه کافی است این گزینه را تیک بزنیم. ب- Black and White : همه چیز را با رنگ سیاه و زمینه سفید چاپ میکند. و رنگها بدون سایه خواهند بود. ج- Draft Quality : با انتخاب این گزینه قدرت تفکیک پذیری کمتر شده و زمان چاپ کاهش می یابد. د- Row And Column Heading : به طور پیش فرض عنوان سطر ها ( 1و2و3و... ) و عنوان ستونها ( A, B, C, …)در نسخه چاپی ظاهر نمیشود. ولی اگر این گزینه را تیک بزنیم این عناوین در نسخه چاپی , چاپ میشوند. هـ- Comments : در این فسمت میتوانیم نحوه چاپ توضیحات را تعیین کنیم : • None : توضیحات چاپ نمیشوند. • At End Of Sheet : در انتهای هر Sheet توضیحات چاپ میشوند. • As Display on Sheet : در محلی که در Sheet قرار دارند چاپ میشوند. 4- Page Order : ترتیب چاپ صفحه ها را برای کاربرگهای چند صفحه ای انتخاب میکیم. بازبینی پیش از چاپ بهتر است صفحات خروجی را بازبینی کرده و آنها را کنترل کنیم. برای مشاهده پیش نمایش چاپ به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب Print Preview روش دوم : استفاده از آیکون Print Preview ( ) در نوار ابزار Standard. با انتخاب Print Preview پنجره ای باز می شود که شامل گزینه های زیر است : Next : صفحه بعد را نمایش میدهد.این گزینه در صورتی فعال است که یا بیشتر از یک صفحه داشته باشیم یا در صفحه آخر نباشیم. Previous : صفحه قبل را نمایش میدهد. این گزینه در صورتی فعال است که یا بیشتر از یک صفحه داشته باشیم یا در صفحه اول نباشیم. Zoom : بزرگ نمایی صفحه را در هر قسمت که کلیک کنیم داریم و همچنین مجدداً بازگشت به بزرگنمایی قبل با کلیک مجدد . Print : کادر مکالمه Print را نمایش میدهد. Set up : کادر مکالمه Page Set up را نمایش میدهد. Margins : ویژه نمایش خطوط حاشیه صفحه ، سر صفحه و پا صفحه میباشد. در این حالت با Drag کردن خطوط میتوان حاشیه را تنظیم کرد. این تنظیم حالت دستی دارد و برای تنظیم دقیق از همان Tab: Margins در Page Setup استفاده میکنیم. Page Break Preview : با فشردن این دکمه فایل به تفکیک صفحات نمایش داده میشود. در این حالت مرز هر صفحه و اطلاعاتی که در آن صفحه قرار دارد نمایش داده میشود. Close : پنجره Preview را بسته و ما را به کاربرگ بازمیگرداند. چاپ کاربرگها برای چاپ کاربرگ به یکی از روشهای زیر عمل میکنیم : روش اول : 1- انتخاب منوی File 2- انتخاب گزینه Print روش دوم : فشردن کلید های Ctrl + P روش سوم : استفاده از آیکون Print ( ) در نوار ابزار Standard اگر به یکی از دو روش اول و دوم عمل کنیم پنجره ای باز میشود که شامل گزینه های زیر است : 1- Print What : در این قسمت تنظیماتی در مورد خود پرینتر انجام میدهیم. 2- Page Range : در این قسمت محدوده صفحاتی که میخواهیم چاپ کنیم را مشخص میکنیم. این قسمت شامل دو گزینه میباشد : الف- All : تمامی صفحات را چاپ میکند. ب- Pages : با استفاده از این قسمت میتوانیم تعدادی صفحه را از بین صفحات چاپ کنیم. برای این کار شماره صفحه شروع را مقابل From و شماره صفحه پایانی را مقابل To مینویسیم. 3- Print What : توسط این قسمت میتوانیم محدوده چاپ را تعیین کنیم. این قسمت شامل سه گزینه زیر میباشد : الف- Selection اگر بخواهیم تعدادی خاص از سلول ها را چاپ کنیم سلولها را انتخاب کرده و سپس این گزینه را انتخاب میکنیم. ب- Active Sheet : Sheet جاری را چاپ میکند. ج- Entire Work book : Book جاری را چاپ میکند. 4- Copies : این قسمت شامل گزینه های زیر است : الف- Number Of Copies : با تایپ یک عدد مشخص میکنیم که از هر صفحه چند کپی گرفته شود. ب- Collate : اگر این گزینه تیک داشته باشد در هر بار چاپ ابتدا از تمامی صفحات یک نسخه پرینت میگیرد و بعد دوباره سراغ سری بعد میرود. یعنی یک نسخه دیگر از تمامی صفحات پرینت میگیرد تا زمانی که به تعداد کپی هایی که در پنجره Copies تعیین کرده ایم پرینت گرفته شود. در صورتی که این گزینه تیک نداشته باشد به تعداد باری که در کادر Copies تعیین کرده ایم از صفحه 1 کپی میگیرد سپس به همان تعداد از صفحه 2 کپی میگیرد و الی آخر .

معرفی منبع - تماس با نویسنده منابع : -- راهنمای جامع پیتر نورتن برای استفاده از Office2000 -- راهنمای جامع Excel 2000 نوسنده: کتی ایونس ، مترجم : محمد حسین مهدوی

+